E-faktúry zmenia fakturáciu firiem, povinné budú od roku 2027

E-faktúry na Slovensku nebudú len ďalším formátom dokladu, ale zmenou spôsobu, akým firmy vystavujú, prijímajú a archivujú faktúry. Finančná správa Slovenskej republiky uvádza, že od 1. januára 2027 má platiť povinný jednotný elektronický formát pre tuzemské transakcie medzi platiteľmi DPH. Menší podnikatelia a živnostníci majú mať k dispozícii aj webové a mobilné riešenia cez certifikovaných poskytovateľov, takže prechod nemusí znamenať vlastný vývoj softvéru.

Koho sa zmena dotkne najskôr

Podľa Finančnej správy Slovenskej republiky sa prvá povinná vlna týka tuzemských transakcií Slovensko – Slovensko medzi platiteľmi DPH. Práve tieto firmy budú musieť od začiatku roka 2027 vystavovať faktúry v jednotnom elektronickom štruktúrovanom formáte, nie iba ako papier alebo bežné PDF určené na ručné spracovanie.

Pre živnostníka alebo malú s.r.o. je dôležité, že nejde len o otázku jedného nového tlačidla vo fakturačnom programe. Zmena zasiahne celý tok dokladu od vystavenia cez odoslanie a prijatie až po zaúčtovanie a uloženie. Ak firma dnes posiela faktúry e-mailom, schvaľuje ich v správach a účtovník ich prepisuje ručne, práve tento proces bude musieť upratať ako prvý.

Slovenský model sa zároveň opiera aj o európsky rámec ViDA. Európska komisia uvádza, že povinný e-invoicing a digitálny reporting pre cezhraničné B2B transakcie v Európskej únii má prísť od 1. júla 2030. Domáca príprava tak nie je izolovaný projekt, ale skorší nábeh na širšiu zmenu pravidiel v celej únii.

Čo sa pri faktúre zmení v praxi

Podstatou e-faktúry nie je to, že faktúra príde elektronicky. Elektronicky dnes firmy posielajú aj PDF. Rozdiel je v tom, že e-faktúra má mať štruktúrovaný formát, ktorý dokáže systém druhej strany automaticky prečítať, spárovať a zaúčtovať bez ručného prepisovania údajov.

To mení aj pohľad na chyby pri fakturácii. Kým pri PDF sa často problém vyrieši ručnou opravou, pri štruktúrovanom formáte môžu zlyhať väzby medzi systémami, chýbať povinné polia alebo sa faktúra nedostane do schvaľovania tak, ako firma očakáva. Preto sa oplatí pripraviť si proces skôr, než bude povinnosť zapísaná do každodennej prevádzky.

Finančná správa Slovenskej republiky pri tom počíta aj s modelom takzvaného Digitálneho poštára. Podľa finančnej správy ide o certifikovaného poskytovateľa elektronickej doručovacej služby na bezpečné odosielanie a prijímanie e-faktúr v jednotnom formáte. Pre menších podnikateľov je to dôležité najmä preto, že nebudú musieť nutne stavať vlastné technické riešenie.

Kto môže prejsť najjednoduchšie

Najjednoduchší prechod čaká firmy, ktoré už dnes fakturujú v účtovnom alebo ERP systéme, majú jednotný číselník zákazníkov a tovarov a schvaľovanie riešia digitálne. Pri takomto nastavení býva najväčšou úlohou overiť, či softvér podporí nový formát a ako sa napojí na odosielanie a prijímanie dokladov.

Relatívne jednoduchú cestu môžu mať aj živnostníci a malé firmy s nižším počtom faktúr, ak dnes nepoužívajú zložité interné workflow. Finančná správa Slovenskej republiky uvádza, že pre menších podnikateľov majú byť dostupné aj webové a mobilné aplikácie certifikovaných poskytovateľov. Práve tie môžu byť najlacnejšou cestou pre podnikateľa, ktorý nechce investovať do rozsiahleho informačného systému.

Naopak, viac práce čaká firmy, ktoré majú fakturáciu rozdelenú medzi viac ľudí a viac nástrojov. Typický problém vzniká tam, kde obchod vystaví doklad v jednom programe, účtovník ho spracuje v inom, schválenie prebieha e-mailom a archív je uložený na disku bez jasných pravidiel. Pri e-faktúre sa totiž nepozerá len na to, čo firma odošle, ale aj na to, či vie doklad správne prijať, zaradiť a spätne dohľadať.

Ako si pripraviť procesy bez zbytočných výdavkov

Malá firma alebo živnostník nemusí začínať nákupom nového systému. Praktickejšie je najprv si spísať, kde dnes vzniká najviac ručnej práce a chýb. Pred prípadnou investíciou sa oplatí preveriť najmä tieto body:

• ako firma dnes vystavuje, prijíma a schvaľuje faktúry,
• či súčasný účtovný alebo fakturačný softvér pripravuje podporu pre jednotný elektronický formát,
• kto bude zodpovedný za odoslanie dokladu, kontrolu prijatia a opravy chýb,
• ako sa budú faktúry ukladať a kto sa k nim dostane pri kontrole alebo audite,
• či firma nezabudla aj na prijaté faktúry od dodávateľov, nielen na tie vystavené.

Najčastejšou chybou pri digitalizácii býva, že podnikateľ rieši len odchádzajúce faktúry. V praxi však rovnako dôležité bude, aby vedel prijatý doklad bez ručného zásahu dostať do účtovníctva, schválenia a archívu. Ak túto časť podcení, môže síce formálne splniť novú povinnosť, ale čas aj peniaze stratí inde.

Druhým rizikom je kúpa príliš veľkého riešenia. Živnostník s niekoľkými desiatkami faktúr mesačne bude mať iné potreby než firma s desiatkami schvaľovateľov a pobočkami. Keďže Finančná správa Slovenskej republiky avizovala aj webové a mobilné nástroje cez certifikovaných poskytovateľov, pre menších hráčov môže byť lacnejšie vyčkať na konkrétnu ponuku trhu a porovnať ceny služieb s tým, čo už používajú dnes.

Treťou slabinou býva archív. Pri papieri alebo PDF má firma často zaužívané, kde doklady hľadať. Pri e-faktúrach bude dôležité vedieť, v akom formáte sa uchovávajú, kto garantuje ich dostupnosť a čo sa stane pri zmene dodávateľa softvéru alebo Digitálneho poštára. Presné praktické pravidlá archivácie budú preto pre podnikateľov rovnako dôležité ako samotné vystavenie faktúry.

Čo môže firmám prechod priniesť

Dôvodom celej zmeny nie je len kontrola štátu nad dátami. Európska komisia odhaduje, že prechod na e-fakturáciu má podnikateľom v Európskej únii znížiť administratívne a compliance náklady o viac ako 4,1 miliardy eur ročne v priebehu nasledujúcej dekády. Pre malú firmu sa táto úspora neprejaví ako veľké jednorazové číslo, ale skôr v menšom množstve prepisovania, opravovania a dohľadávania dokladov.

Prínos však príde len vtedy, ak firma uprace procesy ešte pred tým, než bude riešiť technológiu. Ak dnes nemá jasno v tom, kto faktúru vystaví, kto ju schváli, kto ju prijme a kde sa uloží, nový formát problém nevyrieši. Až keď budú známe certifikované nástroje, ich ceny a presný okruh výnimiek z povinnosti, ukáže sa, či bude pre menších podnikateľov prechod na e-faktúry skutočne jednoduchý aj v praxi.